Transfert Siège social : le guide complet

Transférer son siège social consiste au changement de son adresse administrative, l'adresse officielle de l'entreprise. L'ancien siège est alors transféré sur une nouvelle adresse.

Prévoir le transfert du siège de sa société peut répondre à un grand nombre de raisons intrinsèques au fonctionnement de l'entreprise ou conséquentes à un besoin de développement stratégique pour la société.

Un changement de siège social peut être la conséquence de :
 

• Le déménagement du représentant légal de l'entreprise.

Souvent et surtout dans le cas de petites entreprises, pour les travailleurs indépendants et les auto-entrepreneurs, l'adresse du siège social est celle du domicile personnel du dirigeant. Lorsque celui-ci quitte son logement pour un autre, alors le changement d'adresse du siège social est inévitable.

• Le souhait de valoriser l'image de marque de l'entreprise.

Qu'il s'agisse d'optimiser la visibilité de son entreprise via une adresse de siège social plus prestigieuse ou d'améliorer son image de marque, le lieu d'implantation du siège social joue un rôle fondamental aux yeux des clients et partenaires commerciaux. Une raison qui peut pousser un dirigeant ou des associés de société à engager des démarches de transfert de siège.

• La volonté de profiter de conditions fiscales ou d'aides particulières.

Une entreprise, quelle que soit sa taille, son secteur d'activité ou sa forme juridique, est soumise aux différentes réglementations et dispositifs inhérents à la zone sur laquelle est établi son siège social. Certaines zones géographiques présentent des avantages spécifiques au niveau fiscal ou financier qui peuvent inciter un dirigeant à prendre la décision de transfert de siège social.

• L'arrivée à échéance d'un bail commercial.

L'occupation d'un local commercial est soumise à la signature d'un bail d'une durée légale limitée dans le temps. Qu'il s'agisse de profiter de cette échéance pour décider du transfert de sa société ou d'une obligation devant l'absence d'un renouvellement du bail, le dirigeant doit alors bénéficier d'une nouvelle adresse du siège social dès le premier jour de la fin de contrat de location commerciale.
 

• Un besoin d'amélioration de la productivité.
  
  Au sein d'une structure professionnelle, la gestion des courriers, du secrétariat et de la permanence téléphonique demande de mobiliser une somme importante de ressources humaines autant que matérielles. Faire appel à une société de domiciliation pour le changement de siège de son entreprise peut représenter une excellente alternative pour se concentrer sur le cœur de l'activité et laisser à des professionnels la charge administrative.

Comment modifier l'adresse d'une entreprise individuelle ? Quelles sont les formalités pour déménager le siège social de mon entreprise ? Que doit contenir un dossier de transfert de siège pour une SARL ? Est-il possible de transférer le siège d'une société civile immobilière ? La publication d'une annonce légale de transfert de siège social est-elle obligatoire ?

Autant d'interrogations et de questionnements qui prouvent que la décision d'un changement d'adresse administrative ne doit pas être négligée et chacune des conséquences prises en considération.

Prendre une décision telle que la modification de l'adresse administrative de son entreprise, c'est savoir considérer tout ce qu'implique un transfert de siège social. Il s'agit d'une décision d'une grande importance qui va avoir des répercussions sur la vie de l'entreprise et qu'il ne faut donc pas prendre à la légère.

En outre, le changement de siège social d'une SCI diffère d'un transfert de siège social d'un SARL ou du changement d'adresse administrative d'une SAS si bien qu'il faut savoir anticiper et appréhender les conséquences de cet acte, sans compter les formalités qui diffèrent selon la forme juridique.

Dans le cas d'un auto-entrepreneur, d'un travailleur indépendant ou d'une EURL, la prise de décision revient entièrement au dirigeant. Pour les sociétés détenues par plusieurs associés, le projet de transfert du siège social doit être soumis à l'approbation d'une assemblée générale extraordinaire de l'ensemble des associés. Dans certains cas, ce sont les statuts de la société qui régissent les conditions d'un transfert d'établissement administratif souvent consécutif à la ratification d'un procès verbal de l'assemblée.

Selon la forme juridique ou le lieu choisi pour la nouvelle adresse du siège social, les formalités de transfert peuvent être différentes. Voici les étapes à respecter :

1. Prendre la décision, définir les modalités du transfert et la localisation de la nouvelle adresse du siège social.
    
2. Faire accepter le changement de siège social aux associés via la ratification d'un procès-verbal d'assemblée extraordinaire. Ce document légal obligatoire pour le changement de l'adresse du siège social doit comporter la date et l'heure de l'assemblée extraordinaire, les modalités de la convocation, l'identité de chacun des actionnaires ou des associés présents et concernés, un résumé exhaustif de la réunion, la liste des documents appuyant l'objet de l'assemblée et soumis aux associés ainsi que le résultat des votes.
    
3. Publier un avis sur un journal d'annonces légales afin de rendre public le transfert de siège social. Dans le cadre d'un changement de siège dans un autre département, il faut procéder à la publication d'une annonce légale dans le département d'origine et le nouveau.
   
   Pour être recevable et répondre à son obligation d'opposabilité par un tiers, l'annonce légale doit indiquer la dénomination sociale de l'entreprise, son statut juridique, l'adresse de l'ancien siège et du nouveau, le montant du capital social de l'entreprise, le numéro RCS, la date à laquelle a été prise la décision ainsi que la date d'effet ou encore l'organe qui a validé la décision du transfert.
    
4. Procéder à la modification des statuts de la société afin de faire apparaître l'adresse du nouveau siège.
    
5. Procéder à la déclaration dématérialisée du transfert de siège social sur le site du Guichet unique de l'INPI afin de signifier votre demande d'inscription modificative auprès du greffe du tribunal de commerce. 

Cette démarche considérée comme une modification majeure de la société, s’effectue désormais et depuis le 1er janvier 2023, de manière entièrement dématérialisée sur cette plateforme dédiée aux formalités des entreprises.

Le dossier que vous devez transmettre au greffe du tribunal de commerce est la pièce maîtresse de votre projet de transfert. C'est lui qui vient conditionner la réussite de votre décision de changement de siège. Il est donc primordial qu'il soit préparé avec soin et que toutes les pièces obligatoires y soient jointes au risque de voir votre demande rejetée.

Pour constituer votre dossier, vous devez y joindre :
 

1. Les statuts de la société modifiés, signés, certifiés conformes par le dirigeant et mentionnant l'adresse du nouveau siège social.
2. Le procès-verbal de l'assemblée générale validant la décision du transfert.
3. Les documents justificatifs inhérents au nouveau siège de l'entreprise.
4. L'attestation de parution de ou des annonces légales dans des journaux habilités.
5. Une liste exhaustive de tous les anciens sièges sociaux.
6. Un mandat de pouvoir si ce n'est pas le représentant légal de l'entreprise qui entreprend les démarches.

Dès lors que le Tribunal de commerce valide votre déclaration modificative et votre dossier de transfert de siège social, c'est cette instance qui se charge de procéder aux modifications auprès du registre du commerce et des sociétés et de vous transmettre un nouvel extrait Kbis avec la nouvelle adresse administrative de votre société.

Prendre la décision de procéder au transfert de votre siège social va induire différentes conséquences sur la vie de votre entreprise notamment au niveau administratif et juridique.

La première incidence d'un transfert est une modification de l'adresse de votre société. Dès réception de votre nouvel extrait Kbis, il est recommandé de transmettre rapidement l'avis de modification aux différents organismes dont vous dépendez. Mettre en place un suivi de courrier temporaire ou inscrire le nom de votre société sur la boîte aux lettres de votre nouvelle adresse font partie des incontournables si vous ne voulez préserver le bon fonctionnement de votre entreprise.

Du point de vue juridique, une entreprise qui transfère son siège social doit mettre à jour les statuts de la société, modifier les impressions de ses supports de communication et des documents légaux (factures, devis, lettres et correspondances), se renseigner sur le tribunal de commerce compétent dont elle dépend en cas de litige ou simplement pour l'enregistrement des divers actes qui jalonnent la vie de la société.

Bien qu'il soit du ressort et de la compétence de chacun des greffes des tribunaux de fixer le tarif des formalités en cas de transfert de siège social, le coût estimatif de cette procédure est situé dans une fourchette de 80 à 250 euros selon les juridictions.

Ces frais de greffe comprennent les émoluments du tribunal, la Taxe sur la Valeur Ajoutée, les frais de l'Institut National de la Propriété Industrielle ainsi que les frais d'insertion au Bodacc (Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales).
 

Toutefois, il faut également y ajouter certains coûts supplémentaires selon les prestataires à qui vous faites appel pour la constitution du dossier de transfert, la rédaction du procès-verbal de l'assemblée, la modification des statuts de la société ou encore la signification aux différents organismes.
 

Enfin, la publication de l'avis de transfert sur le ou les journaux d'annonces légales n'est pas une prestation gratuite. Son tarif varie d'un département à l'autre et d'un éditeur à l'autre avec des prix qui sont généralement fixés au nombre de mots ou de lignes qui composent l'annonce. Il faut également compter sur une fourchette approximative de 100 à 200 euros par annonce.

Pour mettre toutes les chances de votre côté et déléguer la constitution de votre demande de transfert de siège social, vous pouvez faire appel à des professionnels spécialisés et notamment à une société de domiciliation à l'instar de Digidom. 

Vous avez ainsi accès à un savoir-faire et des outils qui vous libèrent des différentes formalités à accomplir dans un projet de transfert sans compter sur les diverses formules que peut vous proposer un tel expert.

Outre sa capacité à vous proposer une simplification de vos démarches de changement de siège, c'est une entière domiciliation qui vous est présentée ainsi qu'une gamme de services permettant d'optimiser le fonctionnement administratif et juridique de votre entreprise.

Vous avez un projet de transfert de siège social pour une SARL ou une SCI ! Vous voulez déménager le siège de votre SAS ou de votre EURL ! Vous souhaitez être accompagné pour modifier l'adresse administrative de votre micro entreprise ?

Grâce à l'expérience et aux outils de Digidom, vous avez l'opportunité de pouvoir profiter d'une gamme de services clés en main et d'un accompagnement complet dans les formalités à accomplir pour le transfert du siège social de votre entreprise.

Faites le choix de la simplicité et de l'efficacité pour mener votre projet de transfert à la réussite tout en continuant à vous concentrer sur votre cœur de métier et votre stratégie d'entreprise.